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Dokumentenmanagement und CRM Systeme

Dominiert bei Ihnen immer noch Papier das Büro, wenn es um die Verwaltung von Kundendaten geht? Oder tauschen Sie bereits die meisten Dokumente in elektronischer Form und per E-Mail aus?

E-learning education or internet library. laptop and books. © Maksym Yemelyanov - Fotolia.com

In beiden Fällen sollten Sie sich Gedanken über ein effizientes Dokumentenmanagement machen. In vielen Fällen ist zusätzlich der Einsatz eines CRM Systems sinnvoll. Es sind aber auch steuerrechtliche Anforderungen wie die Einhaltung der GDPdU zu beachten. Vielen Unternehmen ist nicht bewusst, welche Konsequenzen für die IT sich aus der seit 1. Januar 2002 bestehenden Anforderung ergeben, originär digitale und steuerlich relevante Daten elektronisch auswertbar jederzeit verfügbar zu halten. In den GDPdU (Grundsätze für den Datenzugriff und die Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) wurden diese Vorschriften festgehalten. Archivierungssysteme übernehmen diese Aufgabe unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorschriften. Der Aufwand der Umstellung auf ein Archivierungssystem ist nicht zu unterschätzen. Zumal es sich anbietet, bei der notwendigen Strukturierung der abzulegenden Daten gleich an die Einführung eines Dokumentenmanagement Systems zu denken.

Mit Agorum haben wir einen erfahrenen Partner an der Seite, der die ganzheitliche und leistungsstarke Open Source Dokumentenmanagement Lösung agorum© core anbietet.

Ob Automatisierung von dokumentenbasierten Geschäftsprozessen oder E-Mail Archivierung, Informationen werden revisionssicher und schnell mit agorum© core gefunden. Auch das neue standardisierte Rechnungsformat ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elekronische Rechnung Deutschland) wird unterstützt. Hierbei werden elektronische Rechnungen als PDF Belege übermittelt und archiviert. Ihnen liegt eine einheitliche XML Struktur zugrunde, die eine leichte Auswertbarkeit im DMS ermöglicht. Die Anbindungsmöglichkeit ein externe Speichermedien sowie die Erreichbarkeit von mobilen Endgeräten sind selbstverständlich gegeben. Die Aufgabenbereiche eines Dokumentenmanagement Systems und eines CRM Systems überschneiden sich. Wir analysieren Ihre konkreten Anforderungen und suchen nach einer auf Ihre Geschäftsprozesse abgestimmten Lösung. Je nachdem wie umfassend die Anforderungen sind, muss gegebenenfalls auch eine „große“ CRM Lösung wie die von Microsoft Dynamics Navision in Betracht gezogen werden. Auch hier können wir auf Projekterfahrung zurückgreifen. Lassen Sie sich die umfassenden Möglichkeiten des Einsatzes eines leistungsstarken CRM Systems aufzeigen. Im Verbandsbereich können wir auf langjährige Erfahrung mit dem System VEWA der GRÜN Software AG zurückgreifen. Dieses kommt vor allem bei Mitglieds- und Spendenorganisationen zum Einsatz.

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